Processus de souscription : construire une enveloppe

Présentation

Une enveloppe réunit les documents qui partent dans la même demande de signature. Une enveloppe signifie un e-mail pour ses signataires et une session de signature couvrant tout ce qu'elle contient.

Cela fait de la conception des enveloppes une vraie décision, pas une formalité. Regroupez les trois documents de souscription d'un participant dans une seule enveloppe, et il signe une fois. Placez-les dans trois enveloppes, et il reçoit trois demandes puis signe trois fois.

La règle pratique : une enveloppe par personne et par session. Regroupez selon qui signe et quand, pas selon le type de document.

Ce que vous allez apprendre

• De quoi l'enveloppe est l'unité

• Comment en créer une et ajouter des documents

• Comment décider du regroupement, y compris la conséquence de confidentialité

• Le dernier contrôle avant de passer à la suite

Étapes

1. Depuis le Tableau de bord du projet, ouvrez le processus dans Opérations en cours. Sur le Tableau de bord de la souscription, allez dans Configuration de la signature. Vos documents générés sont listés et leurs signataires sont déjà placés et vérifiés (A8.7).

2. Cochez les documents qui partent ensemble. Seul un document dont tous les signataires sont vérifiés peut être coché ; la case en haut de la Liste coche tous les documents prêts qu'affichent la recherche et les filtres.

3. Sélectionnez Ajouter à une enveloppe. Choisissez une enveloppe en brouillon existante, en la recherchant par son nom, ou créez-en une avec + : saisissez d'abord son nom pour voir Créer l'enveloppe « … » et ajouter, ou sélectionnez Nouvelle enveloppe pour la nommer dans une boîte de dialogue. Nommez-la pour qui et quoi : c'est ce que l'équipe voit pendant le suivi.

4. Vous pouvez aussi glisser des documents sur une enveloppe : glisser un document coché emporte toute la sélection. Une enveloppe vide propose Ajouter des documents pour les choisir dans une liste.

5. Pour retirer un document d'une enveloppe en brouillon, sélectionnez le × sur sa ligne. Répétez pour chaque enveloppe nécessaire au processus.

6. Configurez l'ordre de signature et les options DocuSign éventuelles (A8.9), puis marquez l'enveloppe comme prête.

Comment décider du regroupement

Un signataire, plusieurs documents, même moment → une enveloppe. C'est le cas courant.

Des signataires différents sans chevauchement → des enveloppes séparées. Deux participants qui n'ont jamais besoin de signer le même document n'ont aucune raison de partager une enveloppe.

Même document, deux contreparties → une enveloppe avec les deux signataires, et utilisez l'ordre de signature pour contrôler s'ils signent ensemble ou successivement (A8.9).

Documents qui doivent partir à des moments différents → des enveloppes séparées, car l'envoi se fait par enveloppe.

Et une conséquence à peser : chaque personne dans une enveloppe voit tout ce qu'elle contient. Sur un management package, placer les documents de deux participants dans une même enveloppe montrerait à chacun les conditions de l'autre. Regroupez par signataire.

Ce n'est pas un réglage que vous pouvez assouplir. La visibilité des documents par destinataire n'est volontairement pas exposée : l'enveloppe est la frontière de confidentialité, donc le regroupement est la décision de confidentialité.

À quoi ressemble un bon résultat

Chaque document généré se trouve dans exactement une enveloppe. Le nom de chaque enveloppe vous dit immédiatement à qui elle correspond. Rien n'a été envoyé.

Problèmes fréquents

Un document n'est dans aucune enveloppe. Il ne sera pas envoyé. Avant de passer à la suite, confirmez que chaque document que vous voulez faire signer se trouve dans une enveloppe.

Un document est dans la mauvaise enveloppe. Déplacez-le avant l'envoi de l'enveloppe. Après, c'est beaucoup plus difficile.

Une enveloppe pour tout le monde. C'est tentant, et généralement faux pour la raison de confidentialité ci-dessus.

Le nom de l'enveloppe est vague. « Envelope 1 » ne dit rien à la personne qui relance les signatures. Nommez-la selon qui et quoi.

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