Processus de souscription : définir les signataires

Présentation

Avant qu'un document puisse partir, chacune de ses positions de signature doit porter la bonne personne, et chaque personne doit être vérifiée par un membre de votre équipe. La plateforme place les signataires qu'elle sait déterminer ; vous complétez ce qu'elle ne peut pas déduire, corrigez ce qui est faux et confirmez, une fois par personne, que vous savez qui signe.

Pourquoi vérifier chaque signataire

La plateforme sait qui sont les actionnaires, et s'en sert désormais pour proposer les signataires. Ce qu'elle ne peut pas faire, c'est s'en porter garante. Vérifier un signataire, c'est l'affirmation de l'équipe de transaction qu'elle connaît cette personne et que l'e-mail et le téléphone utilisés pour la signature sont bien les siens.

Une signature électronique a du poids en partie parce qu'une personne nommée a attesté qui était le signataire. La vérification est cette attestation : elle est enregistrée à votre nom, avec la date, sur chaque document que la personne signe. C'est pourquoi rien n'est vérifié automatiquement, et pourquoi un document ne peut pas rejoindre une enveloppe tant que tous ses signataires ne le sont pas.

Ce que vous allez apprendre

• Comment la plateforme place les signataires, et ce que signifient les libellés au-dessus d'eux

• Comment assigner, échanger et retirer des signataires

• Comment vérifier une personne une seule fois pour tout le processus

• Ce que signifient les couleurs, et que faire du rouge

• Dans quel état laisser cette étape

Étapes

1. Depuis le Tableau de bord du projet, ouvrez le processus dans Opérations en cours. Sur le Tableau de bord de la souscription, allez dans Configuration de la signature. Vos documents générés figurent dans Documents disponibles.

2. Choisissez une vue : Liste affiche une ligne par document, Cartes une carte par document, et Signataires une ligne par personne. Utilisez la recherche et les Filtres pour réduire une longue liste.

3. Contrôlez les signataires de chaque document. Chaque position porte un libellé au-dessus de son signataire : son rôle quand le modèle en nomme un (Cédant, Bénéficiaire, Société), sinon son numéro.

4. Comblez une position vide avec Assigner, ou ajoutez un signataire au-delà des positions du modèle avec Ajouter un signataire. La boîte de dialogue Ajouter un signataire s'ouvre : choisissez un Actionnaire, un Membre du projet ou une personne identifiée par e-mail.

5. Pour échanger deux signataires, faites glisser l'un sur la position de l'autre. Les libellés restent en place ; ce sont les personnes qui bougent. Pour retirer un signataire, sélectionnez le × sur son nom : sa position reste vide, pour y assigner quelqu'un ou y glisser un signataire.

6. Sélectionnez le nom d'un signataire, ou sa ligne dans la vue Signataires. Un panneau s'ouvre à droite.

7. Contrôlez l'e-mail et, si vous l'avez, le téléphone mobile. Corrigez l'un ou l'autre directement : chacun s'enregistre seul, sans vérifier la personne.

8. Cochez la confirmation, puis sélectionnez Vérifier, ou Vérifier et passer au suivant pour traiter chacun à tour de rôle. Les boutons restent indisponibles tant que la case n'est pas cochée.

Comment la plateforme place les signataires

À la création d'un document, son modèle décide qui va où. Un modèle dont les champs de signature portent un rôle (A2.5) reçoit la bonne partie à chaque position : le cédant, le bénéficiaire, ou la société, proposée par son représentant légal, en remontant jusqu'à la personne qui signe lorsque ce représentant est lui-même une holding. Une cession dont le modèle n'a pas de rôles mais exactement deux champs de signature reçoit le cédant en premier et le bénéficiaire en second.

Ce que la plateforme ne peut pas déterminer reste vide, à vous de l'assigner : une société sans représentant légal enregistré, un représentant sans e-mail, un modèle sans rôles.

La position de la société accepte quiconque signe pour elle : tout représentant légal de la chaîne, ou une personne qu'elle a habilitée, comme son directeur financier. Remplacez librement la personne proposée ; la plateforme ne la signale pas.

L'ordre décide toujours qui signe où sur la page. La position 1 remplit le premier bloc de signature, la position 2 le second. Pour voir ce que le document attend, sélectionnez l'icône de visualisation à côté de son nom. Les emplacements de signature sont vides, mais le texte autour de chaque bloc indique qui doit y signer.

Une vérification par personne

Vous vérifiez une personne une seule fois pour tout le processus de souscription, pas une fois par document. Vérifiez quelqu'un qui signe dix documents, et les dix l'affichent comme vérifié. La confirmation reste cochée tant que la personne est vérifiée ; décochez-la pour retirer la vérification.

Une vérification porte sur l'e-mail et le téléphone qui lui ont été donnés. Enregistrer une modification de l'un des deux la retire : la personne repasse en orange et doit être vérifiée à nouveau. Corriger un e-mail ou un téléphone dans le panneau l'applique à chaque document que cette personne signe dans le processus, et la personne est alors à vérifier de nouveau. La fiche de l'actionnaire, elle, n'est pas modifiée.

Le téléphone est facultatif. Avec un numéro, DocuSign confirme aussi la personne par un code envoyé par SMS au moment de signer ; sans numéro, elle signe à partir de l'e-mail seul. Si vous ajoutez un numéro, assurez-vous qu'il s'agit d'un mobile que le signataire a sur lui : un mauvais numéro l'arrête en pleine signature.

Ce que signifient les couleurs

• Orange : le signataire est placé mais pas encore vérifié.

• Vert : vérifié. Un document dont tous les signataires sont verts peut rejoindre une enveloppe.

• Rouge, « à corriger » : la personne à cette position n'est pas la partie que son rôle désigne, par exemple le bénéficiaire placé à la position du cédant. Retirez-la avec × et assignez la bonne personne, ou échangez les deux signataires.

La pastille sur le sélecteur de vue compte les personnes encore à vérifier ou à corriger. En Liste, la barre à gauche de chaque ligne indique où en est le document : rouge s'il y a quelque chose à corriger, orange pour des signataires à vérifier, vert quand il est prêt pour une enveloppe.

À quoi ressemble un bon résultat

Chaque document a un signataire à chaque position, rien n'est rouge et chaque signataire est vert. La pastille du sélecteur de vue a disparu. Rien n'a été envoyé : les enveloppes viennent ensuite (A8.8).

Problèmes fréquents

Un document ne peut être ni coché ni glissé dans une enveloppe. L'un de ses signataires n'est pas encore vérifié, une position est vide ou à corriger, ou le document a encore des variables manquantes. La carte ou la ligne indique laquelle.

Une position que la plateforme aurait dû remplir est vide. La société n'a pas de représentant légal enregistré, le représentant n'a pas d'e-mail, ou le modèle n'a pas de rôles. Assignez le signataire à la main, et ajoutez le rôle au modèle (A2.5) pour la prochaine fois.

Un signataire ne figure pas dans la liste des actionnaires. Utilisez l'option d'identification par e-mail plutôt que de le forcer dans la liste des actionnaires. Un conseil externe, ou un dirigeant qui signe pour le compte d'une société, est un signataire sans être actionnaire.

Vous essayez d'ajouter une société comme signataire. Une personne morale signe par l'intermédiaire d'une personne physique. Ajoutez la personne qui détient le pouvoir.

Le panneau refuse d'enregistrer un e-mail ou un téléphone corrigé. Les documents de la personne sont déjà dans une enveloppe. Retirez-les de l'enveloppe, corrigez et vérifiez, puis remettez-les.

Une signature est tombée dans le mauvais bloc. Les signataires n'étaient pas aux bonnes positions pour le modèle de ce document. Échangez-les plutôt que de modifier le modèle, sauf si le modèle lui-même a ses blocs dans le mauvais ordre (A2.5).

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