Rien n'est envoyé sans vous

Présentation

Créer un processus ne contacte personne. Configurer des transactions ne contacte personne. Générer des documents ne contacte personne.

Chaque e-mail sortant, invitation à créer un compte, demande de documents d'identité, de coordonnées bancaires, de paiement ou de signature, est envoyé parce qu'une personne de la deal team a décidé de l'envoyer, au moment qu'elle a décidé. Toute la phase de préparation est un brouillon privé.

Cela inclut le tout premier contact. Un participant n'est pas invité automatiquement à créer son compte lorsqu'il est ajouté à une transaction ; quelqu'un envoie cette invitation. La plateforme n'a aucun chemin par lequel un actionnaire entend parler d'elle sans action de votre équipe.

Ce que vous allez apprendre

• Où se situe la frontière entre travail interne et prise de contact avec un participant

• La commande d'envoi à chaque étape

• Pourquoi l'envoi manuel est une fonctionnalité plutôt qu'un manque

• Le corollaire qui explique la plupart des processus apparemment bloqués

Pourquoi c'est plus important qu'il n'y paraît

Le timing dans une étape vous appartient. Parce que l'envoi est manuel, vous décidez quand chaque demande part et dans quel ordre les participants sont sollicités. La seule séquence que la plateforme maintient est que le paiement bloque la signature, avec possibilité de le libérer paiement par paiement en le différant (A8.11).

Le timing vous appartient. Un processus de souscription a souvent un moment convenu pour contacter les participants : après une approbation du board, à une date précise, une fois une condition remplie. L'envoi manuel signifie que la plateforme ne le devance jamais. Lorsque le moment est connu à l'avance, Envoyer plus tard le planifie.

Les erreurs restent internes. Une mauvaise transaction, un document mal généré, une enveloppe mal nommée : tout est récupérable tant que rien n'est parti.

Personne n'est surpris. Les participants sont souvent des dirigeants seniors d'une société de portefeuille. Être contacté sans avertissement par une plateforme inconnue donne une mauvaise première impression. Choisir le moment permet de prévenir le participant.

Où vous le verrez

Chacune comporte une confirmation qui indique ce qui va se passer. Celle de la signature est explicite : envoyer l'enveloppe notifie les signataires et les invite à accéder à la plateforme pour signer.

Notez que les coordonnées bancaires et le paiement sont deux demandes distinctes, pas une seule. Les deux sont à votre main.

Le corollaire : rien ne se passe si vous n'envoyez pas

Il vaut la peine de le dire clairement, car cela explique une question support fréquente.

Prêt ne veut pas dire envoyé. Marquer une enveloppe comme prête ne l'envoie pas. Marquer une transaction comme prête ne demande pas d'argent à qui que ce soit. L'état prêt est interne ; l'envoi est l'action.

Lorsqu'un processus semble donc bloqué, vérifiez d'abord si le participant a réellement reçu une demande. C'est plus souvent la réponse qu'autre chose.

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