KYC : approuver, puis vérifier

Les deux étapes de revue, pourquoi elles ne sont pas synonymes et ce qui, dans le KYC, relève de la politique de votre cabinet plutôt que d'une règle du logiciel.

Présentation

Approuver et vérifier ressemblent à des synonymes. Ils ne le sont pas, et la différence est le fond de cette leçon.

Approuver est le fait qu'un relecteur dise j'ai regardé ceci et c'est satisfaisant. C'est par relecteur.

Vérifier est le fait de marquer le contrôle comme terminé.

Entre les deux se trouve une décision de politique interne qui vous appartient, pas à la plateforme : combien d'approbations un contrôle exige avant d'être vérifié.

Ce que vous allez apprendre

L'échelle des statuts par laquelle passe un contrôle
Ce qu'enregistre l'approbation, par opposition à la vérification
Qui décide du nombre d'approbateurs requis
Pourquoi garder les deux séparés compte

L'échelle des statuts

Statut	Signification
Initialisé	Le contrôle existe. Personne n'a été contacté.
Invité à créer un compte	L'invitation a été envoyée.
Compte créé	Le participant a un compte.
Prêt	Il peut commencer.
Soumis	Il a soumis ses informations et documents.
En cours d'examen	En revue par l'équipe.
Vérifié	Terminé.
Incomplet	Retourné au participant : A7.5.

Notez que les deux premiers sont des états distincts : un contrôle reste à Initialisé tant que quelqu'un n'invite pas le participant.

Étapes

Depuis le Tableau de bord du projet, ouvrez le processus sous Opérations en cours. Sur son tableau de bord KYC, ouvrez un contrôle affiché comme Soumis.
Revoyez les informations et les documents téléversés : document d'identité, justificatif de domicile, informations personnelles.
Si c'est satisfaisant, approuvez. Le tableau de bord enregistre l'approbation.
Lorsque votre processus exige d'autres approbations, le relecteur suivant répète les étapes 1 à 3.
Lorsque les approbations requises sont obtenues, vérifiez le contrôle. Il passe à Vérifié.
Si quelque chose ne va pas, marquez-le incomplet avec une raison plutôt que de l'approuver (A7.5).

Le nombre d'approbateurs est votre décision

Le tableau de bord montre combien d'approbateurs un contrôle a. Le nombre nécessaire découle du processus de votre cabinet, pas d'une règle dans le logiciel.

Dans une équipe d'une personne, une approbation précède la vérification. Dans une équipe avec une politique de double regard, deux approbations le font. La plateforme accepte les deux : elle enregistre les approbations et vous laisse le seuil.

Conséquence pratique : décidez une fois et appliquez-le de façon cohérente. Une équipe qui suppose que le logiciel impose le double regard n'obtiendra pas ce double regard, et une politique appliquée de manière incohérente est pire que l'une ou l'autre politique.

À quoi ressemble un bon résultat

Chaque contrôle indique Vérifié, chacun ayant été approuvé par le nombre de relecteurs exigé par votre processus, et chacun ayant réellement été regardé. Le tableau de bord ne montre aucun cas en attente ou incomplet.

Problèmes fréquents

Un contrôle est approuvé mais pas vérifié. État intermédiaire valide, pas une anomalie. Cela signifie que la revue a eu lieu et que la vérification non, sur un processus à plusieurs approbateurs, il attend peut-être un second relecteur.

Quelqu'un a vérifié sans revoir. Rien ne l'empêche, et c'est précisément pourquoi la séparation existe. L'approbation est l'enregistrement qu'une personne a regardé ; la traiter comme un clic pour passer est le mode d'échec que cette conception décourage.

Vous ne savez pas combien d'approbations sont nécessaires. C'est une question pour votre équipe, pas pour la plateforme. Mettez-vous d'accord une fois.

Les documents semblent corrects mais quelque chose vous gêne. Marquez le contrôle incomplet avec une raison. Approuver quelque chose dont vous n'êtes pas satisfait convertit une question de conformité en un enregistrement indiquant que vous étiez satisfait.