Lancer des contrôles KYC et les suivre

Démarrer des contrôles pour un lot de participants et les suivre depuis un tableau de bord unique, ce qui remplace un tracker de conformité séparé.

Présentation

Le KYC s'exécute au niveau du projet, pas d'une seule société, car un build-up produit des contrôles par lots plutôt qu'un par un. Vous sélectionnez toutes les personnes qui ont besoin d'un contrôle, définissez le niveau de chacune, lancez, puis gérez tout le lot depuis un tableau de bord unique.

Ce que vous allez apprendre

Comment lancer des contrôles sur un lot
À quoi sert le tableau de bord
Comment inviter et relancer les participants
Où apparaissent les contrôles internes

Avant de commencer

Le projet doit avoir des actionnaires. S'il n'en a aucun, l'assistant s'arrête et vous demande d'en ajouter d'abord (A4.2).

Étapes

Depuis le Tableau de bord du projet, sélectionnez Lancer les contrôles KYC.
Sur Actionnaires disponibles, sélectionnez toutes les personnes qui ont besoin d'un contrôle.
Sur Choisir le niveau de vérification, définissez le niveau : KYC simple ou KYC Interne (géré par le back-office) (A7.1). Le niveau est par contrôle, donc un lot peut les mélanger.
Sur Prêt à lancer, lisez le récapitulatif du processus : il indique combien d'actionnaires le processus couvre et liste les étapes de suivi.
Sélectionnez Lancer.
Vous arrivez sur le tableau de bord KYC. Donnez un libellé au processus, comme vous le feriez pour une souscription.
Invitez les participants avec Relancer, et relancez avec Relancer.
Suivez le statut de chaque personne jusqu'à ce que chaque contrôle soit vérifié.

Le tableau de bord est le sujet

Un lot de contrôles doit être géré comme un lot. Pour chaque personne, le tableau de bord affiche le statut, ce qui permet à l'équipe de se concentrer sur les cas incomplets et en attente sans tenir un tracker de conformité séparé.

C'est tout l'objet de cette étape. Si votre équipe tient encore une feuille de calcul parallèle, quelque chose ici n'est pas utilisé.

Les contrôles internes apparaissent ici aussi, mais sans rien à relancer : personne n'a été contacté, donc le travail appartient à l'équipe (A7.3).

Inviter et relancer

Deux commandes font le travail sortant :

Relancer : envoie la demande. Disponible en masse.
Relancer : relance quelqu'un qui a été invité et n'a pas terminé.

Notez qu'un contrôle a un statut distinct avant que quelqu'un soit invité (Initialisé) et un autre après (Invité à créer un compte), donc le tableau de bord vous dit toujours si une personne donnée a réellement été contactée.

Lancer les contrôles n'envoie rien. Cela les crée, à l'état Initialisé, et ils restent là jusqu'à ce que vous invitiez. L'écran de lancement le dit lui-même : « Vous décidez du moment où les e-mails d'invitation sont envoyés — rien n'est envoyé automatiquement », donc un lot qui semble lancé mais silencieux est normal, pas cassé (A1.6).

À quoi ressemble un bon résultat

Chaque contrôle du tableau de bord atteint Vérifié. Les contrôles simples ont été invités, complétés par le participant, revus et vérifiés ; les contrôles internes ont été complétés et vérifiés par l'équipe. Rien n'est en attente, et aucun tracker séparé n'existe.

Problèmes fréquents

« Aucun actionnaire disponible. » Le projet n'a pas d'actionnaires. Quittez l'assistant, ajoutez-les et recommencez. C'est au niveau projet, pas au niveau société.

Un participant dit n'avoir rien reçu. Vérifiez son statut sur le tableau de bord. Toute personne encore à Initialisé n'a pas été contactée : utilisez Relancer.

Quelqu'un a été invité mais n'a pas agi. Utilisez Relancer. Sur un lot, relancez en masse plutôt qu'un par un.

Un contrôle doit repartir au participant. Marquez-le incomplet avec une raison : A7.5.