Relancer les contrôles KYC incomplets
Relancer versus retourner, la liste des raisons et le détail important : les raisons sélectionnées sont une instruction pour le participant et une note pour votre équipe.
Présentation
« Incomplet » couvre deux situations qui demandent des traitements différents.
Pas encore fait. Le participant a été invité et n'a pas terminé. Rien n'est faux ; il faut le relancer. Utilisez Relancer.
Fait mais pas acceptable. Il a soumis, et quelque chose manque, est expiré ou incohérent. Il faut le marquer incomplet avec une raison, ce qui le lui retourne avec ces raisons attachées.
Le tableau de bord distingue ces cas par statut, donc lisez-le avant de relancer sans distinction.
Ce que vous allez apprendre
Comment distinguer relancer et retourner
Les raisons que vous pouvez enregistrer
Qui voit ces raisons, et pourquoi cela rend la sélection importante
Pourquoi en enregistrer une même si le logiciel indique qu'elle est facultative
Étapes
Depuis le Tableau de bord du projet, ouvrez le processus sous Opérations en cours. Sur son tableau de bord KYC, identifiez les cas en attente. Triez ou filtrez plutôt que de tout lire.
Pour quelqu'un qui n'a pas soumis : Relancer. En masse lorsque plusieurs sont en attente.
Pour une soumission qui n'est pas acceptable : ouvrez-la, puis passez-la en incomplet.
Dans « Pourquoi ce contrôle KYC est-il incomplet ? », sélectionnez chaque raison applicable. Enregistrez.
Les raisons reviennent avec la tâche, afin que le participant voie quoi corriger. Contactez-le aussi lorsque le cas est délicat ou qu'il risque d'avoir du mal.
Lorsqu'il soumet à nouveau, revoyez encore (A7.4) et approuvez (A7.6).
Les raisons que vous pouvez enregistrer
Pour une personne physique :
Les informations fournies sont incohérentes avec les documents soumis ou les informations d'identité déclarées
Des informations requises manquent dans la soumission du contrôle KYC
Aucun document d'identité n'a été fourni
Aucun justificatif de domicile n'a été fourni
Le document d'identité fourni a expiré
Le justificatif de domicile fourni a expiré ou n'est plus valide
Pour une entité juridique, en plus :
Aucun document d'immatriculation de la société n'a été fourni
Le certificat d'immatriculation fourni a expiré ou est obsolète
Aucun document de registre des bénéficiaires effectifs n'a été fourni
Aucun document d'identité n'a été fourni pour un ou plusieurs représentants légaux
Aucun document d'identité n'a été fourni pour un ou plusieurs bénéficiaires effectifs
Vous pouvez en sélectionner plusieurs.
Qui voit les raisons
Les deux côtés les voient, et le côté participant est celui qui compte le plus.
Lorsque le contrôle revient, son portail s'ouvre sur un avertissement titré Informations KYC incomplètes, listant les raisons sélectionnées, et lui demande de repasser par le processus en corrigeant chacune.
La liste que vous cochez est donc l'instruction qu'il lit. Trois conséquences :
Sélectionnez chaque raison applicable, pas seulement la première remarquée. Il corrigera ce que la liste montre et soumettra à nouveau. Une raison oubliée revient comme un second retour.
Le libellé est fixe, donc fournissez vous-même les précisions. « Aucun justificatif de domicile n'a été fourni. » ne dit pas quel document vous avez rejeté ni pourquoi. Un court message ou un appel en parallèle du retour coûte peu et évite un aller-retour.
C'est aussi un enregistrement pour votre équipe. La prochaine personne qui ouvre ce contrôle voit ce qui s'est passé sans avoir à vous demander.
Et lorsqu'un participant ne parvient pas à le faire même avec les raisons sous les yeux, vous n'avez pas à continuer à le retourner : reprenez le contrôle et complétez-le en interne (A7.3).
Facultatif dans le logiciel, obligatoire en pratique
La boîte de dialogue permet d'enregistrer sans raison, et le dit. Traitez tout de même une raison comme obligatoire : un contrôle retourné sans raison dit au participant que quelque chose ne va pas, mais rien sur quoi, donc il devine, soumet la même chose, et votre équipe le diagnostique une deuxième fois.
Les raisons peuvent être révisées plus tard avec Mettre à jour les raisons d'incomplétude.
À quoi ressemble un bon résultat
Aucun contrôle ne reste en attente sans qu'une relance ait été envoyée ou qu'une raison ait été enregistrée. N'importe qui dans l'équipe peut ouvrir le tableau de bord et voir non seulement ce qui n'est pas terminé, mais pourquoi, ce qui distingue un tracker d'un registre.
Problèmes fréquents
Vous ne savez pas s'il faut relancer ou retourner. Lisez le statut. Tout ce qui précède Soumis signifie que la personne n'a pas terminé : relancez. Soumis signifie que c'est votre jugement : revoyez, puis approuvez ou retournez.
Un contrôle a été retourné deux fois et reste faux. Demandez-vous si le participant peut réellement compléter le processus numérique. Sinon, un contrôle interne (A7.3) est la réponse plutôt qu'une troisième tentative.
Une raison ne s'applique plus. Utilisez Mettre à jour les raisons d'incomplétude plutôt que de laisser une raison obsolète sur le dossier.
Tout est en attente et personne n'a été relancé. Le tableau de bord existe pour que l'équipe se concentre sur les cas incomplets et en attente sans tenir une liste de conformité séparée. Si une liste parallèle existe encore, quelque chose ici n'est pas utilisé.
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