Import en masse des actionnaires : préparer votre fichier

Présentation

L'import en masse a deux moitiés, et celle-ci détermine si l'autre sera simple. Presque tous les échecs d'import viennent d'un problème de fichier, et presque tous les problèmes de fichier peuvent être évités avant le dépôt.

Ce que vous allez apprendre

• Pourquoi utiliser le modèle plutôt que votre propre feuille de calcul

• Les deux éléments qui doivent exister avant l'import

• Les trois champs qui causent la plupart des rejets

• Une vérification d'une minute qui évite l'aller-retour

Avant de commencer

Les sociétés cibles doivent déjà exister. L'import rattache chaque actionnaire à une société, et il le dit clairement lorsqu'il en manque une : la société cible n'a pas été trouvée, donc ajoutez-la d'abord ou corrigez l'information dans le fichier.

Vos catégories doivent exister si vous voulez grouper les actionnaires dès leur arrivée. Le groupement après coup est possible, mais c'est du travail supplémentaire.

Obtenir le modèle

Dans la navigation du projet, ouvrez Actionnaires. Sur le tableau des actionnaires, sélectionnez Actions, puis Modèle d'import.

Utilisez ce modèle plutôt que de construire votre propre feuille de calcul.

Il est tentant d'importer la feuille de calcul que vous avez déjà dans le tracker du fonds. Mais un fichier avec les bonnes colonnes dans le bon ordre s'importe, tandis qu'un fichier assemblé ailleurs ne le fait généralement pas ; diagnostiquer pourquoi coûte plus cher que remplir le modèle.

Le remplir

Parcourez le modèle avec la source sous les yeux, et prêtez attention à trois choses.

Les noms de sociétés doivent correspondre exactement. C'est l'échec le plus fréquent. L'import fait la correspondance sur le nom de la société tel qu'il est enregistré dans la plateforme ; un nom qui diffère par un suffixe, un accent ou une forme juridique, SAS présente ou absente, ne sera pas résolu. Copiez les noms depuis la plateforme plutôt que de les taper depuis une term sheet.

Une personne, une ligne par société. Un participant qui détient dans trois ManCos a besoin de trois rattachements. Un enregistrement, un rattachement par société. Suivez la convention du modèle plutôt que d'en inventer une.

Les personnes physiques et les entités juridiques ont besoin de champs différents. Une entité porte son identité juridique et les coordonnées de son représentant ; une personne physique porte les siennes. Remplir la ligne d'une entité comme si c'était une personne physique prépare un rejet.

Vérifier avant de déposer

Une minute ici évite l'aller-retour :

• Chaque nom de société correspond à une société sur la plateforme, caractère par caractère

• Aucune ligne vide, et aucun contenu parasite sous les données

• Les adresses e-mail appartiennent à la personne qui agit pour chaque actionnaire

• Les types sont corrects : personne physique ou entité juridique

• Toutes les personnes attendues sont présentes, et personne n'apparaît deux fois

Ce qui se passe ensuite

Vous déposez le fichier sur la page Actionnaires et la plateforme indique ce qu'elle a réussi : tout importé, une partie importée, ou impossible de lire le fichier. Lorsque des lignes échouent, un rapport d'erreur revient avec les raisons ; ce rapport est lui-même le support de correction.

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