Processus de souscription : définir les signataires

Ajouter les signataires de chaque document : pourquoi la plateforme vous le fait volontairement faire à la main, et pourquoi le numéro de téléphone est le champ à ne pas négliger.

Présentation

Avant qu'un document puisse partir, il lui faut ses signataires. Vous les saisissez à la main, et c'est un choix de conception délibéré plutôt qu'un manque.

Pourquoi cette étape est manuelle

La plateforme sait qui est l'actionnaire. Elle pourrait renseigner les signataires automatiquement. Elle ne le fait pas, car la saisie manuelle fournit une preuve juridique que la personne qui configure le processus connaît la personne qui signe.

Une signature électronique a du poids en partie parce qu'une personne nommée a attesté qui était le signataire. Un remplissage automatique depuis une base de données supprimerait l'affirmation humaine qui donne à la signature sa valeur probatoire.

Donc, lorsque cette étape ressemble à de la saisie inutile, elle ne l'est pas. C'est l'étape qui rend la signature défendable.

Ce que vous allez apprendre

Les trois types de signataire que vous pouvez ajouter
Pourquoi l'ordre dans lequel vous les ajoutez décide où chacun signe
Pourquoi le numéro de téléphone compte plus qu'il n'y paraît
Comment corriger un signataire avant tout envoi
Dans quel état laisser cette étape

Étapes

Depuis le Tableau de bord du projet, ouvrez le processus dans Opérations en cours. Sur le Tableau de bord de la souscription, allez dans Configuration de la signature électronique.
Pour un document, ajoutez un signataire. La boîte de dialogue Ajouter un signataire s'ouvre.
Choisissez le Type de signataire. Un signataire peut être un Actionnaire (recherché et sélectionné parmi les actionnaires du projet), un Membre du projet (sélectionné dans votre équipe) ou une personne identifiée par e-mail (saisie directement).
Renseignez les coordonnées du signataire : prénom, nom, e-mail et téléphone.
Enregistrez. Répétez pour chaque partie qui doit signer ce document.
Utilisez Changer le signataire si vous devez en corriger un ensuite.

L'ordre d'ajout est l'ordre sur la page

L'ordre compte, et il est facile de le manquer parce que rien à l'écran ne l'annonce.

Les emplacements de signature d'un document sont remplis par position. Lorsqu'un modèle comporte deux blocs de signature, le premier signataire de la liste du document reçoit l'emplacement Signature électronique 1 et le second reçoit Signature électronique 2. L'ordre dans lequel vous ajoutez les signataires décide donc qui signe où sur la page.

Deux conséquences :

Ajoutez-les dans l'ordre attendu par le document, pas dans l'ordre dans lequel ils vous viennent à l'esprit. Sur une cession où le modèle place le vendeur en premier, ajouter l'acheteur en premier met chaque signature dans le bloc de l'autre.
Vérifiez que le nombre correspond. Un modèle avec deux blocs et un seul signataire laisse le deuxième bloc non signé ; un modèle avec un bloc et deux signataires ne donne rien à signer au second. Aucune erreur n'est levée à la configuration : un emplacement qui ne trouve pas de signataire est ignoré silencieusement. Le problème apparaît donc au moment de la signature ou, pire, sur le document signé.

C'est propre à chaque document, pas à chaque enveloppe. Regrouper des documents dans une enveloppe (A8.8) et définir l'ordre dans lequel les signataires sont invités (A8.9) sont deux questions distinctes.

Le numéro de téléphone n'est pas optionnel en pratique

Le numéro de téléphone est l'endroit où le code de vérification de signature est envoyé pendant la signature. Un mauvais numéro empêche le signataire de terminer, et l'échec apparaît au pire moment : en pleine signature, sur son écran plutôt que sur le vôtre.

Traitez-le comme obligatoire, que le formulaire l'exige ou non.

À quoi ressemble un bon résultat

Chaque document a tous ses signataires requis, chacun avec un e-mail et un numéro de téléphone corrects. Sur une cession, cela signifie généralement les deux côtés : la personne qui signe pour le vendeur et l'acheteur.

Rien n'a été envoyé. Les signataires sont définis ; les enveloppes viennent ensuite (A8.8).

Problèmes fréquents

Un signataire n'est pas dans la liste des actionnaires. Utilisez l'option de personne identifiée par e-mail plutôt que de le forcer dans la liste des actionnaires. Un conseil externe ou un dirigeant signant pour le compte d'une entité est un signataire sans être actionnaire.

Vous essayez d'ajouter une entité comme signataire. Une personne morale signe par l'intermédiaire d'une personne physique. Ajoutez l'individu qui détient le pouvoir.

Le nom ne correspond pas à sa pièce d'identité. Il devrait. Une incohérence apparaît comme un problème pour le signataire, pas pour vous.

Vous voulez réutiliser une fiche signataire sur plusieurs documents. Ajoutez-la par document comme le flux l'exige : l'attestation par document est l'objet de l'étape manuelle.

Une signature est arrivée dans le mauvais bloc. Les signataires ont été ajoutés dans le mauvais ordre pour le modèle de ce document. Corrigez l'ordre plutôt que le modèle, sauf si le modèle lui-même a les blocs inversés (A2.5).