Configurer une souscription

Créer le processus, nommer son événement et choisir comment les souscripteurs sont ajoutés, y compris les deux champs de nom que les utilisateurs confondent souvent.

Présentation

Configurer une souscription est un court assistant avec une décision importante : la façon dont les souscripteurs sont ajoutés. Le reste consiste à nommer et à confirmer.

Ce que vous allez apprendre

La condition préalable qui arrête complètement l'assistant
Les deux façons d'ajouter des souscripteurs, et comment choisir
Où réapparaît ensuite le nom qui vous est demandé
Ce que vous devez voir lorsque le processus s'ouvre

Avant de commencer

La société doit déjà avoir au moins un actionnaire. Si ce n'est pas le cas, l'assistant s'arrête avec « Aucun actionnaire disponible » et vous demande de quitter puis d'ajouter un ou plusieurs actionnaires à cette société, manuellement ou via des événements passés. Donc : les actionnaires d'abord.

Décidez à l'avance comment les souscripteurs seront ajoutés. Les deux parcours divergent à partir de là :

Sélection manuelle : vous choisissez les actionnaires, puis configurez ensuite leurs transactions sur le tableau de bord (A8.3).
Import en masse des transactions : vous importez un fichier, et les actionnaires qu'il nomme sont ajoutés avec leurs transactions (A8.4).

Vous devez disposer de droits Project Editor ou supérieurs.

Étapes

Depuis le Tableau de bord du projet, sélectionnez Lancer une souscription. Configuration du processus de souscription s'ouvre.
Dans Nom de l'événement, saisissez le nom que portera l'événement une fois le processus terminé, par exemple Wave 1.
Sélectionnez Suivant pour atteindre Choisir les actionnaires.
Sous Comment ajouter des actionnaires, choisissez Sélection manuelle ou Import en masse des transactions.
Terminez cette étape selon le parcours choisi.
Passez Suivant dans Vérifier les actionnaires : les actionnaires qui participeront.
Passez Suivant dans Aperçu du processus : le workflow et ses étapes de suivi.
Sur Confirmer et lancer, lisez le récapitulatif du processus : combien d'actionnaires le processus couvre et les étapes à venir.
Sélectionnez Lancer le processus et attendez que Création du processus… se termine. Vous arrivez sur le Tableau de bord de la souscription.

Un nom, trois endroits

Nom de l'événement à l'étape 2 est le seul nom que l'assistant demande, et il remplit trois fonctions :

Il devient l'événement écrit dans l'historique de chaque société participante lorsque le processus se termine (A8.14). C'est un enregistrement permanent : nommez-le comme vous voudriez le relire dans un an.
Il intitule la colonne de l'événement dans la table de capitalisation, dans les vues Chronologie et Comparer (A5.8, A5.9).
Il devient le Label souscription du processus : la façon dont l'équipe retrouve ce processus sur le tableau de bord et dans Opérations en cours pendant qu'il est en cours.

Le label reste modifiable ensuite sur le tableau de bord de la souscription, et le modifier ne change que le label du processus en cours : l'événement garde le nom qui lui a été donné. Sauf si vous avez une raison de les différencier, les laisser identiques est plus facile à suivre.

À quoi ressemble un bon résultat

Le Tableau de bord de la souscription s'ouvre avec les cinq étapes en haut et les actionnaires que vous avez sélectionnés repris dans le processus, sous le nom que vous avez saisi. Rien n'a été envoyé à aucun actionnaire.

Problèmes fréquents

« Aucun actionnaire disponible. » La société n'a pas encore d'actionnaire. Quittez l'assistant, ajoutez-en, manuellement ou en enregistrant un événement passé, puis recommencez.

Vous ne savez pas quel mode choisir. Si vous avez déjà les transactions dans une feuille de calcul, l'import en masse économise le plus de travail et est plus fiable, parce que le fichier contient aussi les montants. Si vous configurez quelques souscripteurs dont vous saisirez de toute façon les transactions à la main, la sélection manuelle est plus simple.

Vous avez choisi le mauvais mode. Quittez et recommencez l'assistant plutôt que d'essayer de corriger plus loin dans le workflow : rien n'est créé avant Lancer le processus.