Processus de souscription : générer et vérifier les documents

Présentation

Plutôt que de rédiger un document séparé pour chaque actionnaire et chaque transaction, vous associez chaque transaction à un modèle existant. Les modèles contiennent le texte ; les variables contiennent ce qui change d'une transaction à l'autre.

La plateforme injecte les données de la transaction dans le modèle pour produire un document unique, signable. Cela évite de recopier plusieurs fois les mêmes informations dans plusieurs documents et réduit le risque d'incohérences entre les données de transaction et la documentation juridique.

Ce dernier point est le vrai sujet. Le document et la table de capitalisation sont générés depuis les mêmes données, donc ils ne peuvent pas se contredire silencieusement, à condition que personne ne rompe le lien en modifiant l'un des deux (voir la règle à la fin).

Ce que vous allez apprendre

• Comment les modèles et les transactions se combinent en un document

• Comment lire les statuts de génération

• Que faire lorsque la génération signale des variables manquantes

• Pourquoi corriger les valeurs erronées à la source plutôt que dans le document

Avant de commencer

Les transactions doivent être configurées et marquées Prêt (A8.5). La génération de documents s'appuie sur les données de transaction, donc des transactions incomplètes produisent des documents incomplets.

Vos modèles doivent déjà exister sur le projet. Les modèles sont configurés séparément (A2.5) ; cette leçon les utilise.

Étapes

1. Depuis le Tableau de bord du projet, ouvrez le processus dans Opérations en cours. Sur le Tableau de bord de la souscription, allez dans Préparation des documents.

2. Ajoutez un document, puis choisissez le modèle pour les transactions concernées. Faites correspondre le modèle au type de transaction : pour un transfert, un ODM (ordre de mouvement).

3. Confirmez. La génération démarre automatiquement pour chaque document et chaque transaction.

4. Suivez le statut de chaque document : Aucun, En cours, Terminé ou Erreur.

5. Lorsque la génération est terminée, ouvrez chaque document généré et relisez-le. Vérifiez que les valeurs injectées correspondent à ce que vous attendez : noms, nombres d'actions, montants, dates.

6. Si quelque chose est erroné, le document peut être mis à jour, régénéré ou remplacé par une version corrigée avant d'entrer dans le processus de signature.

7. Une fois vérifiés, les documents sont prêts pour la configuration des signatures (A8.7).

Lorsque la génération signale des variables manquantes

C'est l'interruption la plus fréquente, et le produit est particulièrement utile à ce sujet.

Une boîte de dialogue Variables manquantes apparaît et demande les valeurs précises dont le modèle avait besoin et qu'il n'a pas pu trouver : généralement le numéro de transaction, la date de transaction et, pour les transferts, les numéros de compte du cédant et du bénéficiaire. Renseignez-les, enregistrez, puis générez à nouveau.

Si les champs sont déjà remplis et que l'échec persiste, le produit vous indique où regarder, et voici la phrase à retenir :

« Si ces informations sont déjà renseignées mais que la génération échoue avec l'erreur « Variables manquantes », d'autres informations sont requises à une étape précédente (KYC de l'actionnaire, configuration de la transaction ou paiement). »

Autrement dit : les données manquantes sont en amont, pas sur cet écran. Vérifiez le KYC de l'actionnaire, la configuration de la transaction et les détails du paiement.

La règle : corriger à la source

Si une valeur injectée est erronée, corrigez la source et régénérez : la transaction ou la fiche de l'actionnaire.

Ne modifiez pas et ne remplacez pas le document généré pour masquer des données erronées en amont. La table de capitalisation portera toujours la valeur d'origine, et le document et le registre raconteront alors deux histoires différentes. C'est un problème plus grave que celui que vous aviez au départ, et c'est le raccourci le plus tentant sous pression.

À quoi ressemble un bon résultat

Chaque document affiche Terminé, et l'ouverture de chacun montre des valeurs injectées correctes. Rien n'a été envoyé à aucun signataire : les documents existent et ont été vérifiés, ce qui est précisément l'état attendu par la configuration des signatures.

Problèmes fréquents

Le statut affiche Erreur. La génération a échoué directement plutôt que de manquer une valeur. Régénérez ; si cela se reproduit, le modèle lui-même est probablement en cause.

Le document est généré mais une valeur est erronée. Corrigez la source, puis régénérez. Voir la règle ci-dessus.

Vous ne savez pas quel modèle utiliser. Faites correspondre le modèle au type de transaction. Un ODM est destiné aux transferts, parce que c'est ce qu'est un ODM.

La génération est lente avec beaucoup de transactions. La génération s'exécute par document et par transaction. Laissez-la se terminer avant de passer à la suite.

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