Processus de souscription : suivre les signatures et envoyer les relances

Envoyer les enveloppes, voir quelle personne nommée reste à signer, la relancer et annuler lorsqu'une enveloppe est simplement erronée.

Présentation

C'est ici que l'équipe deal passe la seconde moitié d'un processus de souscription. Tout ce qui précède était de la préparation ; cette étape répond à la question qu'est-ce qui nous bloque ?

Ce que vous allez apprendre

Pourquoi « prêt » ne signifie pas envoyé
Comment lire la table des signatures par signataire, pas par enveloppe
Comment relancer individuellement et en masse
Ce que fait réellement l'annulation d'une enveloppe

Envoyer une enveloppe

Marquer une enveloppe comme prête ne l'envoie pas. L'envoi est séparé et délibéré.

Lorsque vous envoyez, la plateforme indique ce qui va se passer : « L'envoi d'enveloppe notifiera les signataires et les invitera à se connecter à la plateforme afin de signer les documents. Souhaitez-vous poursuivre ? »

Vous pouvez aussi choisir Envoyer plus tard, en programmant une date et une heure, ce qui est utile lorsqu'un processus a un moment d'envoi convenu plutôt qu'un départ « dès que c'est prêt ».

Certaines enveloppes afficheront En attente de la preuve de paiement au lieu d'être envoyables. C'est l'ordre paiement-signature que vous avez choisi (A8.11) qui fait son travail : l'enveloppe est retenue jusqu'à ce que votre équipe ait confirmé la preuve de paiement de cette transaction.

Lire la table

La table des signatures vous donne, par enveloppe : Nom de l'enveloppe, Signataires et Statut. Vous pouvez rechercher par nom d'enveloppe ou nom de signataire, et filtrer par statut. Un filtre qui indique « Aucune enveloppe à l'état « Prêt » » signifie que le filtre fonctionne, pas qu'un problème existe.

Les statuts que vous verrez incluent En attente de configuration, Signature prête, En attente de signature, Signé et Terminé.

La question à laquelle cet écran sert à répondre est quels signataires restent en attente ; il y répond par signataire. Une enveloppe avec trois signataires dont deux ont signé n'est pas « en cours » dans un sens utile : elle attend une personne nommée.

Étapes

Depuis le Tableau de bord du projet, ouvrez le processus dans Opérations en cours. Sur le Tableau de bord de la souscription, allez dans Signature électronique.
Pour chaque enveloppe prête, choisissez de l'envoyer maintenant ou utilisez Envoyer plus tard avec une date et une heure.
Confirmez l'envoi. Les signataires sont notifiés et invités à signer.
Suivez la table : quelles enveloppes sont parties, quels signataires restent, lesquelles sont terminées.
Lorsqu'un signataire est en attente, utilisez Relancer. Utilisez les Actions groupées lorsque plusieurs personnes doivent être relancées.
Utilisez Modifier si la raison pour laquelle quelqu'un ne peut pas signer est un e-mail ou un numéro de téléphone erroné.
Lorsque chaque signataire de chaque enveloppe a signé, l'étape de signature est terminée et le processus peut être finalisé (A8.14).

Annuler une enveloppe

Annuler cette enveloppe de signature est disponible, et la conséquence est explicite : « En annulant cette enveloppe, tous les documents à signer par les signataires seront annulés. Êtes-vous sûr de vouloir continuer ? »

Ce n'est pas une pause. Utilisez cette action lorsque l'enveloppe est erronée : mauvais documents, mauvais signataires, mauvaises conditions, et que vous avez l'intention de la reconstruire. Annuler la sélection fait la même chose en masse.

À quoi ressemble un bon résultat

Chaque enveloppe est envoyée, chaque signataire a signé, et il n'existe aucune liste de relance séparée ailleurs. La plateforme sait qui n'a pas signé et peut le lui redemander depuis le même écran.

Problèmes fréquents

Une enveloppe ne s'envoie pas et affiche En attente de la preuve de paiement. C'est voulu : le paiement est configuré pour précéder la signature dans ce processus. Soit le paiement est en attente, soit vous voulez changer l'ordre (A8.11).

Un signataire dit n'avoir rien reçu. Vérifiez son e-mail avec Modifier, puis Relancer. Vérifiez aussi l'ordre de signature (A8.9) : un signataire avec un numéro supérieur n'a pas encore été sollicité.

Un signataire ne peut pas terminer la signature. Son numéro de téléphone est la cause habituelle : il reçoit le code de vérification. Corrigez-le avec Modifier.

Vous devez modifier un document après l'envoi. Annulez l'enveloppe, corrigez le document à la source, régénérez et reconstruisez. Il n'existe pas de moyen de modifier un document parti en signature.