Processus de souscription : ordre de signature et options DocuSign

Déterminer si les signataires signent ensemble ou successivement : le numéro d'ordre est un groupement, pas une file d'attente, et ce que vous pouvez ajuster dans DocuSign avant l'envoi.

Présentation

Une enveloppe a ses documents et ses signataires. Deux choses restent à décider avant son départ : qui signe quand, et ce que vous voulez ajuster dans DocuSign lui-même.

Ce que vous allez apprendre

Comment le numéro d'ordre fonctionne réellement
Pourquoi la signature en parallèle est généralement le bon choix
Ce que coûte une séquence
Ce que l'aperçu DocuSign vous permet de faire, et ce qu'il ne couvre pas

Ordre de signature

Chaque signataire d'une enveloppe a un numéro d'Ordre, et la règle est indiquée à l'écran :

« Même numéro = signature simultanée. Exemple : 1, 2, 2, 3 → A puis (B + C), puis D. »

Le numéro est donc un groupement, pas une position dans une file. Les signataires qui partagent un numéro signent simultanément ; des numéros différents signent dans l'ordre croissant.

Le cas courant a son propre indice : mettez tous les ordres à 1 si tout le monde peut signer en parallèle. Si personne n'a besoin de voir la signature de quelqu'un d'autre en premier, donnez 1 à tout le monde et l'enveloppe part à tous les signataires en même temps.

Quand une séquence compte

Utilisez l'ordre lorsqu'une signature doit juridiquement ou pratiquement en précéder une autre : lorsqu'une contrepartie ne signe qu'après le représentant de la société, ou lorsqu'un approbateur doit relire avant que le mandant signe.

La signature séquentielle a un vrai coût : l'enveloppe reste bloquée chez la personne qui n'a pas encore signé, et les signataires suivants ne reçoivent jamais leur demande tant que les précédents n'agissent pas. C'est l'objectif de la séquence, mais c'est aussi ce qui retarde un processus ; et une séquence créée par accident ne ressemble pas à une erreur. Elle ressemble à un signataire qui n'a pas encore pris le temps de signer.

L'aperçu DocuSign

Avant l'envoi, vous pouvez prévisualiser l'enveloppe dans DocuSign et utiliser les fonctionnalités propres à DocuSign sur les documents : champs supplémentaires, approbateur additionnel, métadonnées du document.

Deux points à connaître :

C'est bien DocuSign, pas une imitation. Tout ce que DocuSign propose autour de la préparation des documents et de la signature est disponible.
Tout ce que vous ajoutez là relève de votre responsabilité. Kapitable a généré les documents depuis les données de transaction ; les modifications faites dans la couche DocuSign sortent de cette chaîne. Ce qui revient à la finalisation est le document signé et son certificat, pas le contenu d'un champ ajouté côté DocuSign. Une valeur saisie là vit donc dans le PDF et nulle part ailleurs : elle n'apparaîtra pas dans la transaction, la table de capitalisation ou le registre. Si vous avez ajouté quelque chose uniquement pour l'inspecter, retirez-le à nouveau.

Étapes

Sur l'enveloppe dans Configuration de la signature électronique, vérifiez ses signataires.
Définissez l'Ordre de chaque signataire. Utilisez 1 pour tout le monde s'ils peuvent signer en parallèle ; utilisez des numéros croissants lorsqu'une séquence compte, et le même numéro pour les personnes qui doivent signer ensemble.
Si besoin, prévisualisez dans DocuSign et effectuez les ajustements propres à DocuSign.
Supprimez tout ce que vous avez ajouté uniquement pour inspection.
Marquez l'enveloppe comme prête.
L'enveloppe apparaît dans Signature électronique, en attente d'envoi (A8.10).

À quoi ressemble un bon résultat

Chaque signataire a un ordre qui reflète la façon dont le processus doit réellement se dérouler, et l'enveloppe est marquée prête. Rien n'a été envoyé : marquer comme prêt et envoyer sont deux actes distincts.

Problèmes fréquents

Tout le monde a un ordre différent alors que vous ne vouliez pas de séquence. Mettez tout le monde à 1. Une séquence involontaire est un retard que vous n'aviez pas prévu.

Une signature est bloquée et personne ne sait pourquoi. Vérifiez l'ordre. Un signataire avec un numéro supérieur n'a pas encore été sollicité : il n'est pas en retard, il n'a pas été invité.

Quelqu'un a ajouté un champ dans DocuSign et le document ne correspond plus à la transaction. Corrigez à la source dans Kapitable et régénérez (A8.6), plutôt que de corriger dans la couche DocuSign.