Qu'est-ce qu'un processus de souscription

Les cinq étapes d'un processus de souscription et la façon dont un seul workflow les réunit, ainsi que les deux points qui surprennent souvent.

Présentation

Réaliser une souscription signifie que plusieurs choses se passent en même temps pour de nombreuses personnes : des transactions à enregistrer, des documents à générer, des signatures à recueillir, des paiements à rapprocher. Si vous gérez cela par e-mail, feuilles de calcul et dossiers partagés, les questions de base deviennent difficiles : qui a payé, qui doit encore signer, qu'est-ce qui nous bloque.

Un processus de souscription est un workflow unique qui rassemble tout cela, pour un tour de souscription, avec son propre tableau de bord.

C'est la leçon d'entrée du cours. Douze leçons suivent, chacune consacrée à une étape.

Ce que vous allez apprendre

Les cinq étapes que comporte chaque processus
Pourquoi elles ne forment pas une séquence rigide
Ce que fait le lancement d'un processus, et ce qu'il ne fait pas
Comment un processus se termine

Les cinq étapes

Une fois le processus créé, son tableau de bord affiche les étapes en haut :

Étape	Ce qui se passe
Configuration des transactions	Chaque transaction est configurée et marquée comme prête
Paiements	Les demandes de paiement sont lancées, reçues et vérifiées
Préparation des documents	Les documents juridiques sont générés à partir des modèles et vérifiés
Configuration de la signature électronique	Les signataires sont définis et les documents regroupés en enveloppes
Signature électronique	Les enveloppes sont envoyées et les signatures suivies jusqu'à leur finalisation

Le tableau de bord sert à manage and track the subscription process in real time : il devient la vue unique de l'équipe deal sur le tour, du début à la fin.

Deux points qui surprennent souvent

Les étapes ne forment pas une séquence rigide, mais le paiement conditionne bien la signature. Les documents peuvent être préparés à tout moment ; la signature attend que le paiement soit confirmé, sauf si le paiement est marqué comme différé. C'est l'objet de A8.11.

Rien n'arrive à un participant tant que vous ne l'envoyez pas. Créer un processus ne contacte personne, et le lancer non plus. Chaque message destiné à un participant, y compris l'invitation à créer un compte, est envoyé par votre équipe, délibérément, quand votre équipe le décide. C'est A1.6, et ce principe vaut dans toute la plateforme.

Ce que fait réellement le lancement

Le lancement vous donne l'espace de travail, pas la prise de contact. Après le lancement, vous pouvez :

préparer chaque transaction requise par le tour
préparer en parallèle les modèles de documentation juridique utilisés pour la signature électronique
suivre en temps réel le statut de l'ensemble du tour sur le tableau de bord

Ce que le lancement ne fait pas, c'est contacter qui que ce soit. Les invitations, demandes de paiement et demandes de signature sont toutes envoyées manuellement depuis l'étape concernée, au moment que vous choisissez ; voir A8.13 pour les paiements et A8.10 pour les enveloppes.

Le récapitulatif de lancement le dit clairement : « Vous décidez du moment où les actionnaires sont contactés : invitations, demandes de paiement et de signature, c'est vous qui les envoyez ». L'envoi est manuel par conception, pour que le back-office garde la maîtrise du moment où un participant est contacté pour la première fois.

Comment un processus se termine

Lorsque chaque transaction est complète, Terminer le processus le clôture. La finalisation écrit un événement de société contenant les transactions terminées et leurs documents juridiques, enregistre les transactions auprès des sociétés concernées et met à jour les tables de capitalisation. C'est A8.14.

Un processus peut aussi être annulé, ce qui le supprime avec ses transactions et documents générés. C'est irréversible, et le produit l'indique clairement avant que cela se produise.